Retningslinjer for kommunikation

Hvordan kommunikerer vi, nu hvor vi er blevet til to foreninger? Find retningslinjer og materialer her.

Med lanceringen af PolioForeningen og UlykkesPatientForeningen har vi taget et stort skridt mod en langt mere målrettet kommunikation med vores medlemmer og omverden.

Det helt store og seje arbejde består i at ændre vores måde at præsentere os på som foreninger. Både nationalt og lokalt – både som politikere, frivillige og ansatte. Det er nyt og det skal vi vænne os til.

Her kan du få et overblik over, hvordan vi skal kommunikere som to foreninger.

Når vi kommunikerer med omverdenen repræsenterer vi aldrig begge foreninger på samme tid. Det betyder, at vi i den konkrete situation altid skal vurdere, om det er mest hensigtsmæssigt, at vi repræsenterer den ene eller den anden forening.

Dette gælder, uanset om vi kommunikerer med pressen, deltager på en stand til en messe eller har aktiviteter, der primært retter sig mod potentielle medlemmer.

Eksempler:

  • Når vi deltager i en lokal sundhedsdag, skal vi tage stilling til, om vi vil sætte fokus på polio eller ulykke. Hvis vi gerne vil gøre opmærksom på poliosagen, bruger vi kun PolioForeningen.
  • Når vi laver et lokalt arrangement for potentielle medlemmer, skal vi tage stilling til, om vi vil sætte fokus på ulykker eller polio. Hvis vi gerne vil tale om ulykkesramte og deres pårørende, bruger vi kun UlykkesPatientForeningen.


Vi repræsenterer således altid kun én forening i eksterne sammenhænge. I tvivlstilfælde vil udgangspunktet være UlykkesPatientForeningen. Kontakt gerne sekretariatet, hvis du har spørgsmål i den konkrete situation.

Arrangementer, stande og messer

Ved eksterne aktiviteter (arrangementer, stande og messer) er det vigtigt, at kommunikation og merchandise er afstemt i forhold til, hvilken målgruppe (polio eller ulykke) vi henvender os til.

Der skal således tages stilling til følgende:

  1. Hvem er målgruppen for aktiviteten? (vælg én målgruppe)
    • Polio
    • Ulykke

  2. Hvis man vurderer, at begge målgrupper skal repræsenteres, skal standene holdes adskilt. En poliostand og en ulykkesstand. Igen er pointen, at det skal stå krystalklart, hvilket budskab vi kommer med.

  3. Hvad skal vi bruge til aktiviteten?
    • Arrangementspakke med merchandise (polio eller ulykke)?
    • Grundfortælling om foreningen (polio eller ulykke)?
    • Særligt kommunikationsmateriale?

Størrelsen på arrangementspakken afhænger af, hvor mange der deltager i aktiviteten.

Hent bestillingskatalog til arrangementspakke for UlykkesPatientForeningen (pdf)

Hent bestillingskatalog til arrangementspakke for PolioForeningen (pdf)

Hent grundfortælling for UlykkesPatientForeningen (Word)

Hent grundfortælling for PolioForeningen (Word)

Ved behov for særligt kommunikationsmateriale kontakt Erling Fisker (efi@ulykkespatient.dk eller 36 73 90 20).

Kredsbestyrelsesmedlemmer og hovedbestyrelsesmedlemmer repræsenterer begge foreninger samtidigt, når vi generelt kommunikerer med medlemmerne. Vi bruger også begge navne, når vi laver generelle aktiviteter for medlemmer.

Når vi henvender os særligt til enten poliomedlemmer eller ulykkesmedlemmer, kan kreds- og hovedbestyrelsesmedlemmerne vælge blot at repræsentere den ene af foreningerne.

Eksempler:

  • Hvis vi ønsker at lave et medlemsarrangement om smerter, sundhed eller andet, der er relevant for både polioramte og ulykkesramte, bruger vi begge navne.
  • Hvis vi ønsker at lave et medlemsarrangement om polio og medicin, der kun er relevant for polioramte, bruger vi PolioForeningen.
  • Når vi indkalder til kredsgeneralforsamling, bruger vi begge navne.


Øvrige frivillige repræsenterer som udgangspunkt altid kun en af foreningerne i kommunikationen med medlemmerne. Det afhænger af, hvilket medlem man står overfor.

Eksempler:

  • Når vi er bisiddere for polioramte, er vi bisiddere i PolioForeningen.
  • Når vi er frivillige kontaktpersoner i medlemstelefonen og hjælper ulykkesramte, er vi kontaktpersoner i UlykkesPatientForeningen.


Ved interne aktiviteter og arrangementer stilles der som udgangspunkt ikke merchandise til rådighed. I den enkelte kreds er der dog mulighed for at bestille merchandise, hvis kredsen selv betaler.

Når du som frivillig repræsenterer foreningerne i råd og udvalg, skal du vurdere, om det er mest hensigtsmæssigt, at du blot repræsenterer den ene forening eller begge foreninger.

Generelt repræsenterer du begge foreninger samtidigt. Men der kan være situationer og sager, hvor det vil gøre kommunikationen mest klar, hvis du kun repræsenterer den ene af foreningerne.

UlykkesPatientForeningen og PolioForeningen er sideordnede foreninger. Der er ikke en fast rækkefølge for navnene, når begge foreninger er afsendere.

Der er udviklet signaturer, vi som frivillige kan bruge: En signatur for hver af de to foreninger samt en med begge foreninger samlet.

Når vi som frivillige sender mails til medlemmerne, bruges signaturen med begge foreninger. Når vi sender velkomstmails til nye medlemmer, anvendes kun signaturen for den forening, medlemmet har meldt sig ind i.

Over for medlemmer anvender ansatte den signatur, der passer til den forening, som medlemmet tilhører. Overfor frivillige bruges den signatur, hvor begge foreninger er med.

Hent vejledninger til at indsætte signatur

Vejledning til G-mail (word)

Vejledning til Hotmail/Outlook (word)

Vejledning til Outlook (word)

Alle frivillige kan gratis bestille generelle visitkort til hver forening gennem Mette Dankelev. Der er ikke et fælles visitkort.

Derudover kan kredsbestyrelsesmedlemmerne her bestille egne visitkort. Visitkort til kredsformænd er gratis, mens det for øvrige kredsbestyrelsesmedlemmer koster 200 kr. for 200 visitkort. Visitkort må ikke produceres eller trykkes selv.

Der er udviklet en digital brevskabelon med logo og kredsformandens navn. En brevskabelon for hver af de to foreninger samt en med begge foreninger samlet.

Dokumenterne kan bestilles gennem Mette Dankelev.

Når vi som frivillige sender breve til medlemmerne, bruges skabelonen med begge foreninger. Når vi sender velkomstbreve til nye medlemmer, anvendes kun skabelonen for den forening, medlemmet har meldt sig ind i.

Ved behov for konvolutter svarende til brevskabelonerne kan disse bestilles gennem Mette Dankelev.

Kredse, der ønsker at bruge Facebook til at kommunikere med lokale medlemmer og interesserede, har mulighed for at få en side. Det er dog vigtigt, at dette koordineres med sekretariatet.

Kontakt Line Keinicke Tofte (lto@ulykkespatient.dk eller 36 73 20 08), hvis I ønsker at høre mere om mulighederne.

De officielle webadresser til foreningerne er polio.dk og ulykkespatient.dk.

Ansatte kan modtage mails, der sendes til @polio.dk og @ulykkespatient.dk. Således er både efi@ulykkespatient.dk og efi@polio.dk brugbare mailadresser. Af praktiske årsager vil mails fra ansatte dog ende på @ulykkespatient.dk.

Korte adresser til kredsenes hjemmesider

Bornholm
https://www.ulykkespatient.dk/bornholm
https://www.polio.dk/bornholm

Frederiksberg
https://www.ulykkespatient.dk/frederiksberg
https://www.polio.dk/frederiksberg

Fyn
https://www.ulykkespatient.dk/fyn
https://www.polio.dk/fyn

København
https://www.ulykkespatient.dk/koebenhavn
https://www.polio.dk/koebenhavn

Københavns Omegn
https://www.ulykkespatient.dk/koebenhavns-omegn
https://www.polio.dk/koebenhavns-omegn

Midt Thy Mors
https://www.ulykkespatient.dk/midt-thy-mors
https://www.polio.dk/midt-thy-mors

MidtVest Jylland
https://www.ulykkespatient.dk/midtvest-jylland
https://www.polio.dk/midtvest-jylland

Nordjylland
https://www.ulykkespatient.dk/nordjylland
https://www.polio.dk/nordjylland

Nordsjælland
https://www.ulykkespatient.dk/nordsjaelland
https://www.polio.dk/nordsjaelland

Roskilde
https://www.ulykkespatient.dk/roskilde
https://www.polio.dk/roskilde

Storstrøm
https://www.ulykkespatient.dk/storstroem
https://www.polio.dk/storstroem

Sydvestjylland
https://www.ulykkespatient.dk/sydvestjylland
https://www.polio.dk/sydvestjylland

Sønderjylland
https://www.ulykkespatient.dk/soenderjylland
https://www.polio.dk/soenderjylland

Trekantområdet
https://www.ulykkespatient.dk/trekantomraadet
https://www.polio.dk/trekantomraadet

Vendsyssel
https://www.ulykkespatient.dk/vendsyssel
https://www.polio.dk/vendsyssel

Vestsjælland
https://www.ulykkespatient.dk/vestsjaelland
https://www.polio.dk/vestsjaelland

Østjylland
https://www.ulykkespatient.dk/oestjylland
https://www.polio.dk/oestjylland

Tilmelding til arrangementer sker gennem vores hjemmesider. Kun når en person ikke har mulighed for at tilmelde sig på hjemmesiderne, kan vedkommende tilmelde sig ved at kontakte Mette Dankelev (mda@ulykkespatient.dk eller 36 73 90 28) eller en kontaktperson fra kredsbestyrelsen.

Vi har udarbejdet en vejledning, hvor du kan læse om mulighederne for at tilpasse tilmeldingsformularen på hjemmesiderne til lige netop jeres arrangement og jeres kommunikation med dem, som tilmelder sig.

Hent vejledning til tilmeldinger via hjemmesiden (pdf)