Praktisk viden

• Kørselsgodtgørelse

  Du kan få refunderet de kørselsudgifter, du har i forbindelse med dit frivillige arbejde. Dette er for eksempel deltagelse i møder og kurser eller møde med et medlem.

  Kørselsgodtgørelsen bliver reguleret hvert år i forhold til gældende takster.

  Hvis du kører alene, får du den lave takst, mens du får den høje takst, hvis I er flere medlemmer, der kører sammen.

  Vi opfordrer altid til, at I kører flere sammen, så vi mindsker udgifter til kørsel. Du kan få dækket færge- eller bro-afgifter i forbindelse med din frivillig aktivitet.

  Har du haft udlæg i forbindelse med transport, skal du udfylde denne formular: Kørselsgodtgørelse

  Du kan også udfylde dette skema og indsende til Judy Lyngesen: jly@polio.dk

  For kredse

  Den enkelte kreds følger egne regler for rejsegodtgørelse i forbindelse med lokale aktiviteter.

  Brug ovenstående skema til at få refunderet kørselsudgifter. Ret evt. i beløbet, hvis det ikke passer med det beløb, din kreds udbetaler.

• Dækning af udgifter

  Som frivillig arbejder du ulønnet, men du har ret til at få refunderet de specifikke udgifter, du har i forbindelse med din frivillig-opgave.

• Overnatning

  Overnatninger i forbindelse med kurser, møder og nationale aktiviteter kræver forhåndsgodkendelse af sekretariatet.

  Hvis du vurderer, at du har brug for en overnatning i forbindelse med din frivillig-aktivitet, så kontakt venligst Judy Lyngesen på
  jly@polio.dk

• Hjælper

  Hvis du har en BPA-ordning (§ 95 og § 96) eller en Ledsageordning (§ 97) kan du tage din hjælper med omkostningsfrit til din frivillig-aktivitet.

• Forsikring

  Sekretariatet har tegnet en arbejdsskade- og ansvarsforsikring for alle vores frivillige i PolioForeningen, så du som frivillig har en forsikring, hvis du kommer til skade, mens du laver dit frivillige arbejde.

  Kontakt Casper Jøns Larsen, cla@polio.dk, hvis du har spørgsmål eller får brug for forsikringen.

• Kommunikation

  Alle frivillig-grupper har en kontaktperson i sekretariatet. Desuden kan du altid henvende dig til den medarbejder, der er relevant i forhold til det spørgsmål, du har.

  Se kontaktpersoner længere nede på siden.

  Når du henvender dig til sekretariatet, kan du forvente svar i løbet af tre arbejdsdage (ferie undtaget).

• Kurser

  Sekretariatet afholder efter behov kurser, der passer til de forskellige frivillig-opgaver.

• Retningslinjer for håndtering af personfølsomme oplysninger

  Når du er frivillig i PolioForeningen, er det vigtigt, at du ved, hvordan foreningen håndterer personfølsomme oplysninger, og at du arbejder inden for de rammer, der er.

  Medlemmer i foreningen er typisk syge eller tilskadekomne, hvilket er en personfølsom oplysning. Det medfører, at personfølsomme oplysninger i vores sammenhæng ligeledes omfatter oplysninger, der kan bidrage til at identificere vores medlemmer (såkaldte personhenførbare oplysninger).

  Som forening er vi derfor særligt forpligtet til at passe godt på oplysninger om vores medlemmer – og det gælder også i dit arbejde som frivillig.

  Når du er frivillig, accepterer du som udgangspunkt, at dine kontaktoplysninger i et vist omfang gøres tilgængelige. Eksempelvis på vores hjemmeside, i magasiner mv.

  Foreningernes GDPR-politik på det frivillige område bygger på tre principper:

  1. Al kontakt foregår gennem sikker mail
  2. Minimer brug af personfølsomme data
  3. Gem ikke personfølsomme data

  1) Al kontakt foregår gennem sikker mail

  Da du som frivillig har adgang til og kommunikerer personfølsomme oplysninger vedrørende andre medlemmer, er du forpligtiget til at benytte sikker mail.

  Derfor får alle frivillige tildelt en sikker mail, som skal bruges ved al skriftlig kommunikation i foreningsregi. Herunder med medlemmer, andre frivillige, sekretariat, samarbejdspartnere osv.

  Når alle kommunikerer gennem sikker mail, opnås bedst mulige sikkerhed i kommunikationen af de personfølsomme data.
  Det er derfor ikke tilladt at benytte eller videresende til alternative mails, herunder private mails i foreningsregi.

  2) Minimer brug af personfølsomme data

  Generelt skal vores brug af personfølsomme oplysninger minimeres mest muligt. Således at vi kun bruger de personfølsomme oplysninger, der akkurat er brug for at gennemføre vores aktiviteter.
  Ved udsendelse af mails til flere medlemmer sendes der ikke direkte til disse, men via BCC-feltet.

  3) Personfølsomme data må ikke gemmes

  Personfølsomme data må kun gemmes i vores medlemssystem, som sekretariatet har adgang til. Du må ikke opbevare eller lagre oplysninger om medlemmer andre steder, hverken digitalt eller fysisk.
  Undtaget herfra er naturligvis de tildelte sikre mails, som du bruger i forbindelse med konkrete aktiviteter og dialog med medlemmer, frivillige, sekretariat og samarbejdspartnere.

  Breve, dialoger og lignende

  Det er naturligvis fortsat muligt at sende breve til og være i dialog (telefonisk, digitalt og fysisk) med medlemmer og frivillige. Også i denne sammenhæng skal vi minimere brugen af personfølsomme data, ligesom vi heller ikke her må gemme personfølsomme data.

• Sikker mail

  Da du som frivillig har adgang til og kommunikerer personfølsomme oplysninger vedrørende andre medlemmer, er du forpligtiget til at benytte sikker mail.

  Derfor får alle frivillige tildelt en sikker mail, som skal bruges ved al skriftlig kommunikation i foreningsregi. Herunder med medlemmer, andre frivillige, sekretariat, samarbejdspartnere osv.

  Når alle kommunikerer gennem sikker mail, opnås bedst mulige sikkerhed i kommunikationen af de personfølsomme data.
  Det er derfor ikke tilladt at benytte eller videresende til alternative mails, herunder private mails i foreningsregi.

  Vi beder dig tjekke mailboksen jævnligt, da det som nævnt er den, vi bruger til al vores foreningsmæssige kommunikation – også indbyrdes mellem kredsbestyrelsesmedlemmerne.

  Se også punktet retningslinjer for håndtering af personfølsomme data.

  Har du spørgsmål til sikker mail, kan du kontakte Judy Lyngesen: jly@polio.dk

  Se vores guide til at logge på sikker mail

• Adgang til Membersite

  I Membersite kan alle kredsformænd se en liste over aktive medlemmer og støttemedlemmer i deres egen kreds. Denne liste opdateres én gang i døgnet, og den kan tilgås, når I ønsker. Bemærk, at det ikke er alle i kredsen, der kan tilgå Membersite.

  Se vejledning til at logge på Membersite

  Se vejledning til at trække medlemslister

• Børneattest

  Hvis man som frivillig skal stå for aktiviteter, hvor man er alene med børn under 15 år, har foreningen pligt til at indhente børneattest.

  Kontakt Judy Lyngesen for nærmere information herom på jly@polio.dk.

Kontaktpersoner i sekretariatet